Смета

Назначение и пользователи

Система предназначена для учета и контроля исполнения смет расходов крупных подразделенийиорганизации в целом. Система предназначена для эксплуатации в основном в бюджетных неторговых организациях, осуществляющих планирование финансовой деятельности в форме смет расходов.

Основными пользователями системы являются сотрудники подразделений, осуществляющих финансовое планирование и осуществляющих исполнение сметы (административные, материально-технического обеспечения, капитального строительства и т. д.).

Соглашения и ограничения, принятые в системе

Под сметой понимается годовой план расходов финансовых средств организацией для осуществления всех видов деятельности. Источники финансирования деятельности в рамках данной программы в настоящее время не рассматриваются.

Основным периодом планирования расходов принят 1 год. В рамках одного финансового года выделяются кварталы. Квартал является минимальной единицей планирования расходов. Планирование расходов на меньший период возможно, однако в настоящее время не востребовано и не реализовано.

Вся смета расходов организации рассматривается как совокупность нескольких смет расходов, состоящих из статей расходов, и представляется в виде иерархической структуры. (Рис. 1.)

Рис.1 Структура сметы расходов организации.

Общее количество статей сметы может достигать 32 000. Количество уровней иерархии дерева сметы — 10. Каждая ветвь может иметь до 99 потомков.

Каждая позиция сметы может планироваться в шести различных видах валюты:

• российских рублях,
• эквиваленте долларов США,
• долларах США,
• марках ФРГ,
• двух любых других валютах (существующих или условных).

Единственным требованием к используемым для планирования валютам: существование конечного алгоритма установления однозначного соотношения российских рублей к валюте на конкретную дату периода планирования.

Контроль исполнения сметы осуществляется регистрацией платежей, осуществляемых организацией. Учет платежей может осуществляться в любой из валют, предусмотренных при планировании. Каждый платеж относится на одну из статей сметы. Если по одному платежному документу осуществлен платеж по нескольким статьям, то сумма платежа может быть разделена на части и каждая из частей относится на конкретную статью. В системе предусмотрено отнесение части платежа на 1…4 статьи сметы.

Ограничение на количество платежей, обрабатываемых в системе, не вводится и может ограничиваться только приемлемой скоростью реакции системы на действие оператора.

В системе вводится разграничение доступа к информации различных подразделений. Всего предусмотрено до 20 различных подразделений, имеющих самостоятельные статьи расходов в рамках единой сметы. Механизм разграничения позволяет ограничить области видимости/доступности информации всем должностным лицам, работающим с системой: начальник отдела видит информацию только своего отдела, начальник управления видит информацию всего своего управления и т. д.. Начальник органа финансового планирования видит всю информацию системы.

Информация, обрабатываемая в системе

Каждая статья в смете представляет собой таблицу следующего вида:

Все платежи, осуществляемые организацией, регистрируются в системе и относятся на одну или несколько статей расходов. При регистрации платежа учитывается организация, которой был осуществлен платеж, его сумма, содержание и ряд дополнительных сведений, позволяющих идентифицировать платеж. Если платеж осуществлен в рамках какого-либо договора, то этот факт отражается в реквизитах платежа.

Счета к оплате

Система предусматривает возможность регистрации счетов, передаваемых в бухгалтерию на оплату. Регистрация счетов, в отличие от платежей, не является обязательной. При регистрации платежа в его реквизитах можно указать ссылку на один или несколько зарегистрированных счетов. При этом в счетах проставляется дота платежа и ссылка на соответствующий платежный документ.

Регистрация счетов позволяет вести статистику прохождения счетов через бухгалтерию и контролировать своевременность их оплаты.

Контрагенты (получатели платежей)

Система предусматривает ведение списка контрагентов (получателей платежей). После регистрации контрагента во всех все платежах и заключаемых договорах указывается ссылка на соответствующую запись в списке. Наличие таких ссылок позволяет производить расчет общих сумм платежей конкретному контрагенту. Следует отметить, что если имеют место разовые платежи, то получатель платежа в списке контрагентов может не регистрироваться, а его наименование просто указывается в реквизитах платежа.

Договоры, контракты

Система предоставляет возможность ведения списка договоров (контрактов), заключаемых организацией. После регистрации договора (контракта), во все платежи, осуществляемые в его рамках, заносится соответствующая ссылка. Наличие ссылок позволяет получать текущую информацию о проведенных платежах и общих суммах платежей в рамках договора.

Сведения, предоставляемые пользователям системы

• поквартальные и общие годовые расходы по статьям сметы (по каждой отдельно и обобщенные);
• текущие остатки средств на статьях сметы;
• объемы платежей в рамках договоров;
• объемы платежей по конкретным контрагентам.

Следует отметить, что все расчеты, выполняются в системе «on-fly» (т. е. данные обобщаются в момент поступления запроса на них). Это позволяет при незначительном снижении реакции системы значительно повысить актуальность обобщенных сведений.

Помимо предоставления обобщенной информации система является хорошим средством систематизации учета и поиска всей накопленной информации.

В частности в рамках системы разработан простой и эффективный механизм формирования общей сметы расходов. Организация системы исключает необходимость суммирования всех статей для получения общего свода — все производится автоматически при корректировке плановых показателей частных статей.

Эксплуатация системы

Клиентская часть

Клиентская часть является самостоятельным модулем среды Win32 (95/98/NT). Для связи с серверной частью используются драйверы BDE.

Серверная часть

Существующая версия системы разработана для среды Oracle версии 7.3.2 и старше, INTERBASE.

Поставляемый пакет может устанавливаться на сервер «как есть». Однако предусматривается возможность интеграции пакета в существующую в организации информационную систему.

• получения информации о курсах валют от внешней информационной системы;
• получения информации о пользователях от внешней информационной системы.

По заявке организации-покупателя система в приемлемые сроки может быть переведена в другую среду клиент-сервер.